La salle de réunion est un espace de travail stratégique pour une entreprise. Bien plus qu’un lieu d’échanges et de partages entre les collaborateurs, elle permet aussi de faire des présentations, des débats et des créations. Le dirigeant et son équipe y prennent des décisions pour pouvoir atteindre facilement l’objectif commun de l’entreprise. Cette salle de conférence est aussi utilisée pour réaliser des formations, des séminaires, des rencontres ou encore des examens. Lors de l’agencement d’une salle de réunion, le confort doit être au rendez-vous pour favoriser la concentration et la productivité de l’audience.
La meilleure disposition d’une salle de conférence
Pour bien équiper une salle de réunion, quelques points sont à étudier attentivement. Tout d’abord, il faut évaluer l’espace de la pièce, si elle est étroite ou spacieuse. Pour que l’auditoire puisse entendre parfaitement l’orateur, il faut que l’espace destiné à la présentation soit surélevé. Pour optimiser la visibilité du présentateur, la mise en place d’une estrade est indiquée. Ce système facilite aussi la projection d’un support visuel. Au niveau de l’éclairage, il vaut mieux que la salle soit un peu sombre pour faciliter la diffusion du projecteur au moment de la présentation. Mais pendant le débat et les prises de décisions, il faut qu’elle soit bien aérée. Pour mieux gérer la luminosité dans la pièce, il faut installer un interrupteur variateur de lumière et équiper les fenêtres de rideaux ou de stores.
Les astuces pour privilégier le confort
Parfois, une réunion peut durer plusieurs heures. Quand la pièce est peu confortable, la conférence peut devenir un vrai calvaire. De ce fait, il est fondamental de choisir des fauteuils réglables. Le participant pourra raccorder la chaise selon sa taille pour être plus à l’aise. Les chaises en bois sont à éviter et celles qui disposent d’accoudoirs sont les bienvenues. Prendre option sur une longue et grande table ou une table ronde permet de motiver la communication et la discusion. Par ailleurs, la mise à disposition d’une machine à café et d’une fontaine à eau est aussi très pratique, surtout pour les réunions de longues durées. La pose d’une climatisation, d’un système de chauffage ou d’une ventilation est également recommandée.
Les équipements adaptés dans une salle de réunion
A part les mobiliers classiques, un espace de réunion doit aussi prévoir un placard, des armoires ou des étagères murales pour ranger les documents et certains outils. Pour que l’équipe puisse expliquer clairement ses idées, il est essentiel de monter une vidéo projecteur. L’installation d’un système de sonorisation est aussi importante. La mise à disposition d’un téléphone, une imprimante et un scanner dans une salle de conférences faciliterait énormément l’exécution de certaines tâches lors d’une réunion. Les réunions brainstorming requièrent également la présence d’un chevalet de conférence ou d’un tableau blanc.
